In diesem Dokument erklären wir, welche Informationen (Daten) wir für die Anmeldung zum Sommerlagers erheben, wie wir sie verarbeiten, wer Zugriff darauf hat und wann wir sie löschen. Zudem klären wir Sie über Ihre Rechte im Rahmen der Datenverarbeitung auf und benennen die verantwortlichen Personen.
I. Welche Daten wir erfassen/verarbeiten und zu welchem Zweck
a. Daten des/der Erziehungsberechtigten
Bei der Anmeldung erfassen wir folgenden Daten der/des Erziehungsberechtigten:
- Anrede
- Vor- und Nachname
- Anschrift
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
Diese Daten erheben wir, um Sie als Vertragspartner identifizieren zu können und Ihnen die notwendigen Informationen im Vorfeld des Sommerlagers zukommen zu lassen. Da wir aus organisatorischen und wirtschaftlichen Gründen unsere Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten der Teilnehmenden im Wesentlichen per E-Mail abwickeln, ist die Angabe einer E-Mail-Adresse unerlässlich. Damit wir Sie auch kurzfristig z.B. bei eventuellen Rückfragen unsererseits erreichen können, erfassen und speichern wir auch die Telefonnummer der Erziehungsberechtigten.
b. Daten der Teilnehmer/innen
Von jedem Teilnehmer/jeder Teilnehmerin fragen wir bei der Anmeldung folgende Daten ab:
- Geschlecht
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum
- Mitgliedsstatus in der KjG
Der Name des Teilnehmers/der Teilnehmerin ist Voraussetzung für eine eindeutige Identifizierung der teilnehmenden Person. Die Information über das Geschlecht des Teilnehmers/der Teilnehmerin ist relevant für die Einteilung in geschlechtergetrennte Zimmer. Da für die Teilnehmenden unseres Sommerlagers eine Altersunter- und Obergrenze gilt, erfragen wir bei der Anmeldung auch die Geburtsdaten der Teilnehmenden. Die Angabe des Mitgliedsstatus im Verband der Katholischen jungen Gemeinde (KjG) ist freiwillig. KjG-Mitglieder, die ihre Mitgliedschaft in der KjG auf ihrer Anmeldung vermerken, erhalten einen Rabatt auf den Teilnahmebeitrag.
c. Daten zur Bezahlung des Teilnahmebeitrags
Für die Bezahlung des Teilnahmebeitrags werden, je nach Wahl der gewünschten Bezahlart durch die/den Erziehungsberechtigte/n, folgenden Daten erfasst:
- Bezahlart
- freiwillig erhöhter Beitrag (falls angekreuzt)
Die Angabe, auf welche Art Sie den Teilnahmebeitrag begleichen möchten, ist Voraussetzung für die Abwicklung der Transaktion des Teilnahmebeitrags. Falls Sie bei der Anmeldung angegeben haben, dass Sie den freiwillig erhöhten Teilnahmebeitrag bezahlen möchten, speichern wir diese Information ebenfalls.
d. Sonstige Informationen/Vermerke
Weitere Bemerkungen, die für die weitere Bearbeitung und Verwaltung der Anmeldung relevant sind und bei der Anmeldung angegeben wurde, werden von uns gespeichert. Dazu gehört auch der Anmeldezeitpunkt (bei Online-Anmeldungen) bzw. der Zeitpunkt des Eingangs der Anmeldung (bei schriftlichen Anmeldungen), der für die Reihenfolge der Platzvergabe relevant ist.
II. Wer Zugriff auf welche Informationen erhält
a. Organisationsteam
Das Organisationsteam des Sommerlagers (folgend ‚OT‘) hat als zentrale Organisations- und Verwaltungsinstanz Zugriff auf alle genannten Informationen, da diese für die Bearbeitung der Anmeldungen notwendig sind. Wegen der geringen Größe des OT (insgesamt drei Personen) ist eine team-interne Beschränkung des Zugriffs auf einzelne bereichsspezifische Daten nicht praktikabel, um die Handlungsfähigkeit des OT auch im Vertretungsfall zu gewährleisten.
b. Betreuer
Die Betreuer/innen (‚Leiter/innen‘) erhalten Zugriff auf die für sie notwendigen Informationen, um eine angenehme Atmosphäre auf dem Lager und eine ordnungsgemäße Durchführung desselben zu ermöglichen. Die den Betreuern/Betreuerinnen zur Verfügung gestellten Informationen umfassen die Namen der Teilnehmenden und in bestimmten Fällen auch deren Geburtsdatum, beispielsweise, wenn ein/e Teilnehmer/in während der Lagerwoche Geburtstag hat.
c. Hauptamtliche der Kirchengemeinde
Die Hauptamtlichen der Kirchengemeinde sind gemeinsam mit dem OT für die Verwaltung der Anmeldungen verantwortlich. Aus diesem Grund erhalten sie (im Bedarfsfall) Zugriff auf die Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten, z.B. bei Anfragen an das Pfarrbüro. Bei Spenden werden zudem Name, Anschrift und Höhe des Spendenbetrags zur Ausstellung der Spendenbescheinigung an das Pfarramt übermittelt.
d. weitere Personenkreise/Institutionen
Zur Unterstützung der Finanzierung unseres Sommerlagers beantragen wir Zuschüsse bei öffentlichen Verbänden, die Kinder- und Jugendmaßnahmen fördern. Da die Verbände die Angabe der Namen, Geburtsdaten und Anschriften aller Teilnehmenden verlangen, um die Rechtmäßigkeit der Förderung sicherzustellen, leiten wir diese Daten an die Verbände zu diesem Zweck weiter.
Die Gemeinde, in der unser Lagerhaus liegt, verlangt Informationen über die Anzahl der anwesenden Gäste sowie einzelner Daten von diesen (Namen und Geburtsdaten) zur Abrechnung der Kurtaxe. Diese Daten geben wir zu diesem Zweck an die betreffende Gemeinde weiter.
III. Speicherdauer der Daten
Die erhobenen Daten werden grundsätzlich bis zwei Monate nach Ende des Sommerlagers gespeichert und dann gelöscht. Sind zu diesem Zeitpunkt noch Angelegenheiten offen, die eine Löschung der erhobenen Daten verhindern (z.B. Versicherungsforderungen), so werden die dafür notwendigen Daten darüber hinaus bis zum Abschluss der Angelegenheit gespeichert und anschließend gelöscht.
Die Namen, Anschriften und Geburtsdaten der Teilnehmenden, die das Sommerlager besucht haben, werden darüber hinaus bis zum Versand der Informationen für das darauffolgende Sommerlager gespeichert und anschließend gelöscht. Daten der angemeldeten Personen, die keine Zusage für einen Platz auf dem Sommerlager bekommen haben und auf der Warteliste stehen, werden mit Beginn des Sommerlagers gelöscht.
IV. Sicherheit bei der Datenspeicherung
Die erhobenen Daten werden unabhängig von der Art der Erhebung (digital oder schriftlich auf Papier) elektronisch verarbeitet und gespeichert. Dabei werden sie durch einen Zugriffsschutz und verschlüsselte Übertragung nach dem aktuellen Stand der Technik geschützt. Die Datensysteme der externen Dienstleister, auf denen Ihre Daten verarbeitet und gespeichert werden, befinden sich alle entweder in Deutschland, einem anderen EU-Mitgliedsstaat oder der Schweiz und sind gemäß ISO 27001 zur sicheren Datenverarbeitung zertifiziert.
V. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wir erheben und verarbeiten die in I. genannten Daten auf Grundlage von § 6 Absatz 1 lit. c, d KDG, nach dem eine Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages (der durch die Anmeldung bzw. die Bestätigung dieser durch uns zustande gekommen ist), erlaubt ist.
VI. Belehrung über Ihre Rechte im Rahmen der Datenverarbeitung
Im Rahmen der Datenverarbeitung haben Sie das Recht auf Auskunft seitens des/der Verantwortlichen über die personenbezogenen Daten, die von Ihnen gespeichert sind. Zudem haben Sie das Recht auf Berichtigung und Löschung Ihrer Daten, wie auch auf Einschränkung der Datenverarbeitung. Bitte beachten Sie, dass die Löschung Ihrer Daten das Erlöschen der Teilnahmemöglichkeit des/der dazugehörenden Teilnehmenden am Sommerlager zur Folge hat. Eine Erstattung des Teilnahmebeitrags ist nur nach den bei der Anmeldung bekannt gegebenen Regeln möglich. Dies gilt auch für das Erwirken der Einschränkung der Datenverarbeitung bzw. eines Widerspruchs der Datenverarbeitung, sofern davon Daten betroffen sind, die für die ordnungsgemäße Durchführung des Sommerlagers notwendig sind.
VII. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz zu beschweren.
VIII. Verantwortliche für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen des Sommerlagers 2023 der KjG Müllheim sind:
Nils Anderlei, Simon Kasper und Xenia Schwarzkopf (OT)
Pfarramt Herz-Jesu
Werderstr. 54
79379 Müllheim
Tel. 07631 – 18140
Mail sola [at] kjg-muellheim.de
IX. Datenschutzbeauftragte
Die betriebliche Datenschutzbeauftragte der Erzdiözese Freiburg erreichen Sie über die folgenden Kontaktdaten:
Elisabeth Adler-Gößmann
Tel. 0157 80547069
elisabeth.adler-goessmann [at] ordinariat-freiburg.de